Zmiany w kodeksie pracy – co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca?

Czy na pewno wiesz, co dziś wolno, a czego nie wolno pracodawcy w świetle znowelizowanego Kodeksu pracy? Wielu przedsiębiorców działa na autopilocie, nie zdając sobie sprawy, że nawet drobne niedopatrzenie może ich słono kosztować.

Nowe regulacje wprowadzają istotne zmiany w organizacji pracy, nadzorze nad czasem pracy czy zasadach zatrudniania. Jak się w tym nie pogubić i nie narazić na odpowiedzialność?

Jakie zmiany w Kodeksie pracy weszły w życie w ostatnich latach?

Ostatnie nowelizacje Kodeksu pracy wprowadziły wiele istotnych zmian, które bezpośrednio wpływają na funkcjonowanie pracodawców i organizację pracy w firmach. Modyfikacjom uległy m.in. przepisy dotyczące pracy zdalnej, elastycznych form zatrudnienia oraz zasad kontroli trzeźwości pracowników.

Przywrócenie pełnej pracy stacjonarnej po pandemii zbiegło się z uregulowaniem pracy zdalnej w ustawie. Ustalono precyzyjne zasady jej wdrażania, dokumentowania i rozliczania, co wymagało od przedsiębiorców dostosowania wewnętrznych regulaminów oraz aneksów do umów.

Wprowadzono także możliwość badania trzeźwości pracowników w określonych przypadkach. Pracodawca, który planuje takie działania, musi uwzględnić je w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy i poinformować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zmieniły się również przepisy dotyczące umów na czas określony. Obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia oraz konsultacji związkowej zrównał te umowy z umowami bezterminowymi, co zwiększyło poziom ochrony zatrudnionych, ale jednocześnie nałożyło na pracodawców dodatkowe obowiązki formalne.

Pojawiły się nowe regulacje dotyczące prawa do urlopu opiekuńczego, dni wolnych z powodu działania siły wyższej oraz rozszerzono obowiązki informacyjne wobec pracownika w zakresie warunków zatrudnienia. Te zmiany wymagają nie tylko modyfikacji dokumentacji pracowniczej, ale też przeszkolenia kadry zarządzającej.

Jakie nowe obowiązki ma pracodawca?

Nowelizacje Kodeksu pracy wprowadziły szereg dodatkowych obowiązków, które spoczywają dziś na pracodawcach niezależnie od wielkości firmy. To nie tylko zmiana formalności, ale realna konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur, dokumentów i sposobu zarządzania personelem.

Jednym z głównych obowiązków jest dostosowanie regulaminu pracy do zasad wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca musi nie tylko ustalić zasady świadczenia pracy poza biurem, ale także zapewnić odpowiednie narzędzia, wsparcie techniczne oraz pokryć część kosztów energii i Internetu, jeśli ustawa tego wymaga.

Do katalogu obowiązków doszło również informowanie pracownika o szerszym zakresie warunków zatrudnienia. Dotyczy to m.in. zasad wypowiadania umowy, przysługujących przerw, prawa do szkoleń oraz procedury zmiany formy zatrudnienia. Pracodawca musi przekazać te informacje na piśmie w określonym terminie.

Nowością jest możliwość prewencyjnej kontroli trzeźwości, która wymaga spełnienia określonych przesłanek formalnych. Należy ją ująć w przepisach wewnętrznych, poinformować z odpowiednim wyprzedzeniem i stosować z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych.

Zmieniono również zasady zatrudniania na podstawie umów terminowych. Pracodawca wypowiadający umowę zawartą na czas określony musi uzasadnić przyczynę rozwiązania stosunku pracy i skonsultować to z reprezentującą pracownika organizacją związkową, jeśli taka funkcjonuje w zakładzie.

Jak zmiany w Kodeksie pracy wpływają na umowy i dokumentację pracowniczą?

Każda nowelizacja Kodeksu pracy niesie za sobą konieczność weryfikacji, a często także aktualizacji dokumentacji pracowniczej. Zmiany z ostatnich lat szczególnie wpływają na umowy o pracę, regulaminy wewnętrzne oraz wzory oświadczeń, które pracodawca musi przechowywać w aktach osobowych.

Zmienione przepisy dotyczące zakresu informacji przekazywanych pracownikowi przy zawieraniu umowy oznaczają, że dotychczasowe wzory przestały być kompletne. Wzrosła liczba elementów, które trzeba opisać na piśmie, w tym kwestie dotyczące procedur rozwiązania umowy, szkolenia czy prawa do zmiany formy zatrudnienia.

Nowe regulacje wprowadziły też obowiązek opracowania osobnych zapisów dla pracy zdalnej. Pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem porozumienie lub aneks do umowy, w którym znajdą się zasady świadczenia pracy poza biurem, sposób rozliczania kosztów i zapewnienie środków pracy.

Zmiany wymuszają też rewizję regulaminów pracy i wynagradzania. W dokumencie tym powinny znaleźć się zapisy o badaniu trzeźwości, zasadach pracy zdalnej oraz sposobie zgłaszania siły wyższej i korzystania z urlopów opiekuńczych.

W przypadku firm, które dotychczas korzystały z uproszczonych wzorów umów lub nie prowadziły szczegółowej dokumentacji kadrowej, konieczne jest wdrożenie pełnej zgodności z nowym prawem. Dotyczy to również aktualizacji akt osobowych i sposobu archiwizacji dokumentów.

Jakie sankcje grożą pracodawcom za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Zmieniony Kodeks pracy to nie tylko nowe obowiązki, ale również realne ryzyko sankcji. Pracodawca, który nie wdroży wymaganych procedur lub zignoruje obowiązki informacyjne wobec pracowników, może zostać ukarany grzywną. Takie kary nakłada Państwowa Inspekcja Pracy, często już po pierwszej kontroli.

Brak porozumienia dotyczącego pracy zdalnej, nieprawidłowe wypowiedzenie umowy na czas określony bez uzasadnienia, niedopełnienie obowiązków związanych z nowymi urlopami czy nieaktualne regulaminy wewnętrzne każda z tych sytuacji może skutkować sankcjami.

PIP nie analizuje, czy naruszenie było zawinione. Wystarczy, że wystąpiło. A to oznacza, że nawet drobne przeoczenie może kosztować firmę kilka tysięcy złotych. Jeżeli naruszenia są powtarzające się lub dotyczą większej liczby pracowników, kontrola może być rozszerzona, a konsekwencje dotkliwsze.

Nie można też zapominać o odpowiedzialności cywilnej wobec pracownika. Jeśli ten udowodni, że z powodu zaniedbania pracodawcy poniósł stratę, może dochodzić odszkodowania na drodze sądowej. Takie spory bywają kosztowne i trwają latami.

Czy warto skorzystać z obsługi prawnej przy wdrażaniu zmian?

Każda zmiana w prawie pracy to nie tylko nowe przepisy, ale też pytania, wątpliwości i potencjalne ryzyko. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na wsparcie kancelarii prawnej przy wdrażaniu nowych obowiązków. Dzięki temu nie musimy zgadywać, co dokładnie trzeba zmienić i jak to zrobić, by nie narazić firmy na odpowiedzialność.

Sprawdź ofertę kancelarii https://dmslegal.pl/

Profesjonalna obsługa prawna daje pewność, że przygotowane dokumenty są zgodne z aktualnym stanem prawnym i nie zawierają luk, które mogłyby zostać zakwestionowane podczas kontroli. Prawnik przeanalizuje umowy, zaktualizuje regulaminy, przygotuje aneksy i pomoże ustalić procedury, które będą nie tylko zgodne z prawem, ale również praktyczne w codziennym stosowaniu.

Dzięki współpracy z doświadczoną kancelarią możemy także uniknąć wielu niepotrzebnych stresów. Nie musimy śledzić każdej nowelizacji ani interpretować rozporządzeń otrzymujemy konkretne wskazówki, dopasowane do profilu naszej działalności.

Zamiast działać na własną rękę i ryzykować błędy, lepiej skorzystać z wiedzy ekspertów, którzy wiedzą, jak skutecznie przełożyć przepisy na działania w firmie. To po prostu bezpieczniejsze i efektywniejsze rozwiązanie.